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大切な書類の正しい保管方法とは?トランクルームの利用と注意ポイント

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書類と聞くと重要なものという意識が働いて、つい身構えてしまうことはないだろうか?

中には会社や人の運命まで変えるほど重要なものがあるのは確かだ。

しかし、きちんと手順を踏んで取り扱っていれば怖がることはないので、神経質になり過ぎないようにしたいものである。

今回はそんな書類を管理する重要性や、保管場所の選び方に焦点を当ててみたので一緒に見ていきたい。

書類を簡単に処分できない理由とは?

書類にも様々な種類があり、簡単に処分できないことがある。

仕事では帳簿類、報告書や管理記録、契約に関するものなど多くの書類が必要になるが、法律によって保管期間が決められている。

保管期間は書類の種類によって異なり、必ずしも同じではない。

この間は大切に保管しておく必要があり、紛失したり廃棄することのないようにしなければならない。

勝手に処分することは許されておらず、うっかりすると罰則の対象となるので注意が必要になる。

また、簡単に処分できないもう一つの理由として、外部の人間に見られてはいけない書類もあるためだ。

特に機密文書は取り扱いに注意が必要で、重要な情報が漏れる危険性もある。

会社や個人の重要な情報が記載されていると、簡単には処分できないのだ。

処分するにしても細心の注意を払わなければならない。そうしないと取返しがつかないことになってしまう。

書類はいつまで保管しないといけない?

法律によって保管が義務付けられている書類はたくさんある。

すべてではないが多くの書類に適用されているので注意していただきたい。

例として決算書は会社法によって10年間の保存が義務付けられており、領収書や請求書といったものは税法で7年とされている。

その他にもたくさんの書類があるが、詳細は下記の表を参考にしてほしい。

書類の保管期間

年数

関係書類

1年

通知書類、調査書類、発信・受信文書

2年

雇用保険、健康保険、厚生年金
3年

賃金台帳、雇用、解雇、退職、労災保険、労働者名簿

5年

会計報告、監査報告、誓約書、身元保証書、産業廃棄物、有価証券、事業報告

7年

領収書、請求書、契約書、見積書、注文書、資産譲渡、仕訳帳、賃金台帳、扶養控除、源泉徴収

10年

決算書、会計帳簿、株主総会、製品取引、福利厚生、会計帳簿、財務、損害保険、重要会議の記録、製品の製造

永久

登記、登録証、特許証、人事文書、労働組合協定書、株主名簿

保存期間が過ぎた書類は溶解したり、シュレッダーで処理していることが多いのではないだろうか。

しかし最近では書類を処分してくれる業者もあり、対応に困っている企業で利用されている。

うっかり処分してしまったらどうなる?

書類は法律によって保存期間が決められているが、期間中にうっかり処分してしまったらどうなるだろううか?

基本的には法律で決められているのだから、守らなければいけない義務がある。

しかし勝手に処分してしまうと罰則を受けることになるので十分に注意したい。

例えば帳簿書類がない場合には仕入れの状態を確認できないため、消費税の控除が受けられないといったことが起こる。

また帳簿がないことで青色申告ができなくなり、白色申告をすることになる。

すると推計課税(すいけいかぜい)といって、税金が推定で決められてしまい本来よりもたくさんの税金を納めることになりかねない。

さらに事実を隠したなどの理由で悪質な行為と判断されると、ペナルティとして重加算税が課せられることもある。

場合によっては100万円以下でお金を徴収される可能性もあるので十分に注意したい。

つまり申告した内容が事実ではないと判断されてしまうと、とても不利な立場になってしまうのだ。

書類の保管自体は決して難しくないにもかかわらず、実際にはできていないことが以外と多いのである。

保管に適したトランクルームの選び方

トランクルームを選ぶ際には、どういった点に注意すれば良いのだろうか?

書類はどれも重要であるため、確実に保管しておく必要がある。

それには盗難の被害によって情報漏れなどが起こらないように、セキュリティーのしっかりしたところを選ぼう。

そうなると簡単に出入りできないことが絶対条件となる。

誰でも入れる施設はNGであり、利用者限定でなければならない。

入退館の際にはカード認証や暗証番号などで2重ロックされていれば安全性も高く、さらに防犯カメラによって内部が監視されていると安心できる。

もちろん各スペースもしっかりと施錠ができる施設でなければならない。

同時に保管環境にも注意するようにしたい。これは書類がデリケートな一面を持っているためだ。

理想は空調が完備されており、温湿度がしっかりとコントロールされているトランクルームである。

保管環境については書類をトランクルームで保管したい!守るべき注意点と最適環境の選び方でも紹介しているので参考にしたいただきたい。

書類を保管する際に大切になるのは、いかに安全に、そして確実な保管スペースを用意できるかである。

それにはトランクルームを上手に選ぶことも必要ではないだろうか。

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