書類もペーパーレス化によって、様々な情報が簡単に検索できるようになった。
必要なファイルを棚や段ボールから探す手間も省ける上に、効率もアップして良いことずくめのように思える。
しかし実際には、すべてがペーパーレスになっていないのも事実だ。
まだまだ紙の出番は多く、たくさんの書類が存在しているのが現状である。
そんな書類の保管でトランクルームを利用するには、どんな点に注意したり選んだら良いのだろうか。
溜まってしまった書類の保管方法
毎日たくさんの書類が作成され保存されている。
古くなったものは処分されているものの、その量は増え続けているのが実情のようだ。
書類によっては10年以上保管する必要があるなど簡単に処分ができない。そのため、どうしても溜まってしまうことになる。
では、これらの書類をどのように保管したら良いのだろうか？
対策としては大きく分けて次の3つの方法が考えられそうだ。
- ペーパーレス化
- 会社や自宅で保管する
- 貸倉庫、トランクルームの利用
ペーパーレス化
書類といって記録程度のものから、契約書や権利に関する重要なものまで様々である。
ではこれら全部をペーパーレス化することができるかと言えば、そうではないので注意が必要になる。
その理由としてペーパーレス化してしまうと、法律上の効力を失って単なるコピーとして扱われてしまうものがあるからだ。
もちろん最初から電子契約であったなら、何も心配することはない。しかし、紙の契約書の場合は絶対に避けなくてはならない。
もし実施する際には問題がなく重要性が低い書類に限定して、それ以外は紙で残すように気を付ける。
ペーパーレス化には、書類の分別が必要と言えそうだ。
会社や自宅で保管
会社や自宅で書類を保管しているケースは非常に多いのではないだろうか。
この場合、すべての書類が身近に保管されているため、必要な場合にはすぐに探せるのがメリットだ。
しかし、書類を保管するためのスペースを確保しなければならず、量が多くなると大変になってしまう。
そもそも書類は法的な保管期間もあるが、なかなか処分しにくいところがある。そのため、どうしても増える傾向が強い。
これらの書類は毎日使われるわけではないため、単なる書類置き場と化すことになる。こうして、デッドスペースが出来上がるのである。
実に勿体ない、残念なスペースの使い方をすることになってしまうのだ。
トランクルームの利用
書類の量が多い場合には、まずは保管場所を確保しなければならない。
それでなくとも日々増えていくものを保管しておくには、会社や自宅では限界がある。
そこで考えられるのがトランクルームである。
トランクルームを上手に利用することで、会社や自宅で無駄なスペースを作らずに簡単に片付けができる。
繰り返しになるが、毎日確認するような書類はそう多くはない。したがってほとんどは置きっ放しの状態になっているはずだ。
それならば仕事空間でもなく、生活空間でもない邪魔にならない場所に保管するのがべストと言える。
その点、トランクルームであれば、必要に応じて出し入れすれば済んでしまうのではないだろうか。
書類を保管する際の注意事項とは？
わかり易く分別して保管する
書類が多くなってくると、どんな書類でいつのものか分からなくなってしまう。
そうなると必要な書類を探すのが大変になるので、種類や日付によって分かり易く分別しておくのが望ましい。
理想としては棚や引き出しを使ってきれいに収納しておきたいところだ。
だが大量の書類となるとなかなかそうはいかない。そこで、せめて収納ボックスくらいは使って保管した方が便利と言える。
段ボール箱では出し入れが不便であるばかりでなく、つぶれたりして傷みやすい。
分別ができたらきちんと表示をおこない、すぐに探せるようにしておこう。
探すのに時間を取られているようでは勿体ないので、必要なものを簡単に見られるような環境を整えておくことも必要だ。
書類に優しい環境を確保する
書類は通常、紙でできているため長期間の保存になると傷みが発生しやすい。
特に埃、カビ、そして虫喰いは書類を傷める原因となるため、予防することが大切になる。
まず埃だが裸のまま置くことはせずに、ケースに入れておけば解決できる問題だろう。
カビの場合は湿気が大敵になるので、乾燥剤を入れておくと安心できる。
虫喰いを防ぐには防虫剤の使用がおすすめだ。そして定期的に交換して、効果を保つようにしたい。
可能であれば、虫干しをおこなえると良いが量が多いと大変になる。したがって乾燥剤や防虫剤を有効に利用する必要がある。
また、黄ばみについてはどうしても起こるものと、割り切っておいたほうが良いだろう。劣化に伴って黄色くなってしまうのが仕方のないことだ。
書類の保管は本の保管は共通するところが多い。そこで、トランクルームで本を保管する方法！管理ポイントとすっきり収納のツボも参考にすると良いだろう。
最適なトランクルームの選び方は？
書類はデリケートな面があるため、保管には最適なトランクルームを選ぶようにしたい。
トランクルームには大きく分けて、屋内型と屋外コンテナタイプがあるが、理想的なのは屋内型と言える。
屋内型には空調を完備した施設も多いので、環境としてはもっとも安定している。
もし空調が無いと温度や湿度のコントロールができないため、書類が傷みやすい環境になってしまう。
そんな中に長期間置いておくのは、どうしても不安がともなう。
毎日のように出し入れしているのであればチェックもできるだろうが、数か月間そのままにしておくことを考えると心配にもなるだろう。
では、屋外コンテナタイプでは保管ができないかと言えば、決してそんな訳ではない。
ただ空調付きの屋内型トランクルームと比較するとその違いは明らかで、管理がむずかしくなり傷む確率も上がってしまう。
そうは言っても一時的であったり短期間の保管であれば、検討しても良いだろう。だが長期間であれば安全を考え、屋内型の空調付きを選んでおきたい。