買い物をした際にもらうレシートだが、あなたはどうされているだろうか？
レジさえ済んでしまえは捨ててしまっているかもしれないが、実はとても大切な”書類”なのだ。
今回はそんなレシートについて、どんな時に保管が必要になるのか、そしてどのように保管しておくのが良いかといった情報をお届けしていこう。
参考にしていただいて、正しい取り扱い方をしてほしいものである。
レシートを捨ててはいけない場合とは？
レシートを見て、ただ値段や料金が書かれただけの紙切れと思っていたら間違いである。
よくあるのが領収書はお金を払った証拠として有効だが、レシートは何の効力も持たないと思われているケースだ。
しかし実際にはそうではなく、立派な書類として有効であるので注意しなければならない。
ではどんな時に有効になるかといえば、お金を払った払わないといった場合にはもちろんだが、確定申告で経費として申請する際もそうである。
つまり”お金（経費）を使いました”という証拠になっているのだ。
また、保管しなければならない期間が決められいるので、うっかり捨てないように気を付けなければならない。
個人事業主では青色申告と白色申告があり、青色申告では節税のメリットが多いとされているが、そのためには税務署に開業届と青色申告承認申請書を提出する必要がある。
もし届け出をしなければ白色申告ということになってしまい、書類の作成が容易でシンプルな反面、税金が少なくなる控除や特典が受けられない。
青色申告の保管期間は7年とされている。ただし、前々年分の所得が300万円以下では5年間に短縮される。
これに対して白色申告では5年間の保管が義務付けられている。
法人になると会社の規模に関係なく7年と決められている。
いずれの場合もレシートを確定申告で使うのであれば捨てたりせず、定められた期間は保管しなければならないことを覚えておこう。
保菅の際に注意しなければならない点
確定申告に使う場合には、一定の期間保管しておく必要があることはすでにお伝えした通りである。
では保管の際に注意しなければならない点とは何だろうか？
まず第一に温度と湿度が安定した環境を選ぶことが大切になる。
その理由は領収書などの書類と同じでレシートも紙でできており、温度や湿気の影響を受けて傷みやすくなるためだ。
紙の保管に適した温度は20℃とされているが、現実にはクリアするのが難しいため30℃以下に抑えるようにしよう。
湿度も高過ぎたりしてはいけないので40％～60％程度に管理するのが理想的である。
また光や熱の影響を受けないようにすることも大切になってくる。
レシートは感熱紙でできていることが多いので、熱や光によって真っ黒になってしまったり、色褪せることがある。
そのため直射日光が当たったり、常に照明に照らされている場所に置いておくのは好ましくない。
部屋の照明くらいなら大丈夫と思われるかもしれないが、蛍光灯からもわずかながら紫外線が出ておりレシートを劣化させてしまう。
ましてや長期間になるほどその影響は大きくなる傾向がある。
レシートを保管しておくには環境を考えることも大切になるため、量が多い場合には専用の場所を用意するのも一つの方法ではないだろうか。
たとえば空調完備のトランクルームは、外気の影響を受けにくく温度と湿度が安定しているのでおすすめである。
広さもロッカーサイズから利用できるため、書類の量に応じて便利に使えるはずだ。
本ページの最後でもご紹介しているので、検討してみてはいかがだろうか？
原本は必要になるのか？それとも不要？
レシートは決められた期間は保存しておく必要がある。
しかし長期保管しておくと劣化することがあるので、万が一のことを考え何らかの対策を取っておいた方が良いだろう。
保管方法が悪いと文字や数字が読めなくなってしまう可能性があるからだ。
そうなってしまうと、いくら払ったかという証拠としての効力がなくなってしまう。
したがって早めの対策をしておかなくてはならないが、そもそも原本は保管しておく必要があるのだろうか？
結論から言えば”不要”であると言えるが、それには条件があるので覚えておこう。
保存方法とすれば電子化するためにスキャンしたり撮影しておくのだが、それだけでは原本を捨てることはできない。
まずは電子化しようとする3ヶ月前までに申請をおこなって、承認を得なければいけないのだ。
申請書を手に入れるには国税庁のホームページを開き”国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書”をダウンロードする。
そして必要事項を記入してから税務署に申請するのだが、承認されるまでは電子化できないので注意しよう。もちろんその間は原本を捨ててはいけない。
さらにタイムスタンプも必要になるので気をつけたい。
これはスキャンしたり撮影した時刻を証明する電子署名になり、認定された事業者がおこなうことになっている。
当然ながら有料になるので依頼する際には事業者に確認するのが良いだろう。
また会計システムの中にはタイムスタンプに対応したものがあり、これから電子化をしようとしているのであればチェックしておきたいところだ。
レシートを上手に保管するためのコツ
もらったレシートは放っておくとどんどん溜まってしまうもの。
そこでスッキリと上手に保管するためのコツをご紹介しておこう。
お金を払ってレシートをもらったら、すぐに仕分けして整理、保存してしまうことが大切になってくる。
ではどうやって仕分けるかというと方法は3通りあると考えておこう。
- 日付、月別で分ける
- 項目別で分ける
- 取引先で分ける
この中で最も一般的な方法になるのが月毎に分けるやり方だが、個人事業主であったり事業を始めたばかりの場合にはおすすめだ。
事業が拡大して取引の項目や取引先が増えてきたら、管理しやすくするために変更するのも良いだろう。
レシートは専用のファイルを作って貼り付けておくようにするが、スクラップブックを使ったりすると便利だ。
お金を掛けずにやりたければコピー用紙に貼り付けてファイルしておいてもOKである。
ただし、使いやすさで考えると値段は高くなるが専用のものの方が上と言える。
レシートの貼り方のコツはあまり詰め過ぎないことで、多少重なる程度にしておくのが見やすいだろう。
全体にノリをつけてしまうのではなく、上の方だけつけて貼っておくのがポイントだ。
ただ、普段からチェックするものではないため、あまり神経質にならずに貼ってしまっても大丈夫である。
普段はほとんど意識しないレシートだが、申告の際には欠かすことができない。
それだけに日頃からこまめに整理するように心がけておけば、スムーズに完了するのは間違いないはずだ。
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