設計の仕事はどうしても図面が増えてしまうものである。
だからといって簡単に処分するわけにはいかないので、保管に苦労されているのではないだろうか？
図面には多くの情報が含まれているので、しっかりと管理する必要があり、保管方法や保管場所の確保は避けて通れない問題でもあるのだ。
ではどのように保管しておくのが良いのか、注意点やヒントをお伝えしていきたい。
設計図面はいつまで保管が必要？
図面がなければ施工だけでなく、その後の改修や増築なども対応できなくなってしまう。
そうかといって永遠に保存しておけるものではないのも事実である。
つまり、タイミングを見計らって処分を考える必要が出てくるが、そのタイミングの一つとして法律による規定が考えられる。
建築の分野では建築士法24条の4、規則21条によって、設計図書の保管は15年と決められているので、最低でもこの期間は保管しておく義務が生じる。
そうなると15年を過ぎれば法的に問題ないので、処分してしまえば良いと思われがちだが、現実にはそう上手くはいかない。
家を建てて数年で改築や修理をすることはあまりないかもしれないが、20年、30年と経って老朽化によって手を入れる場合があるからだ。
この時に図面がなかったらどうだろう。
工事内容によっては作業が思うように進まなくなる。もしそうなってしまうと困るだけでなく今まで築き上げてきた信用まで失いかねない。
そうならないためにも図面は大切に保管しておく必要があるのだ。
ではどうやって保管するのが良いのか、次の項でご紹介していくので参考にしていただきたい。
図面の最適な保管方法とは？
図面の保管方法は大きく分けて2通りある、
それが紙図面で保管しておく方法と電子データ化して保管しておく方法になるが、それぞれについて見ていこう。
紙図面の保管方法
紙図面は全体を把握するのに便利であり、作業現場でも必要不可欠と言って良いものだ。
したがって工事中はもちろんのこと、工事が完了した後でも何かと使われることが多いので、いつでも見れるように管理しておくのが基本である。
一般的なのがファイルしておく方法だと思うが、製本してしまう方法もある。また、書類棚を使って整理しておくこともできる。
その際に重要なのが必要な顧客名や年月日といった情報を一目で分かるように表示することである。
この分類がきちんとできていないと、どこを探したら良いか分からないため、探すにも時間がかかってしまう。
それともう一点、サイズを揃えておくことも大切になる。
すべての図面で可能なわけではないが、A2やA3であっても折りたたむことでA4サイズに統一しておくと整理するのも楽である。
そしてA列サイズに統一して、B列サイズは使わないようにするのもポイントだ。どれも基本的なことではあるが、もう一度見直していただきたい。
また保管場所に苦労されているかもしれないが、実際には事務所の隅っこであったり、倉庫の中であったりするのではないだろうか。
その際の注意点として湿度に気を付けることが重要である。湿気が多いと波打ちやカビの原因になるため、しっかりと対策しておかなければならない。
それにはできるだけ湿気を吸わないように、湿度管理をおこなうと共に乾燥剤や除湿剤を使うなどの対策をしておこう。
特に一般的なトレーシングペーパーは湿気に弱いので、ビニール袋に入れて密閉し乾燥剤を入れたり、Wトレーシングペーパーといった対策品を使うと良いだろう。
虫食いには防虫剤を使うのが効果的だが、ある程度密閉した状態を作ってやる必要がある。そのため長期間になる場合はオープンにしておかない方が良いだろう。
事務所や倉庫で保管しきれない場合はトランクルームを使うのも一つの方法である。
空調が完備された屋内タイプであれば、一般的な倉庫よりも温湿度がコントロールされており、安定してしているので検討してみてはいかがだろうか。
電子データの保管方法
図面が多くなるにしたがって、保管場所が増えてしまうのは仕方のない部分もあるが、早めに対策しておいた方が良いだろう。
それには電子データ化してしまうのが最も確実である。
電子データ化するにはスキャナーから取り込むのが一般的であるが、A0やA1といった大きな図面になると自社ではできない場合がある。
自社でできない時は外部のサービスを利用して変換するようになる。
変換されたデータは適切なファイル名を付けておき、どのような内容であるかを図面管理ソフトなどを使って管理し、いつでも検索できるようにしておこう。
データはお使いのパソコンで見るようになるだろうが、忘れずにバックアップをとっておくようにする。
つまりデータをコピーしておくわけだが、記録媒体もさまざまなのがあり迷ってしまうかもしれない。
おすすめなのが、外付けHDD（ハードディスクドライブ）やインターネット上で使えるクラウドストレージと呼ばれるものだ。
外付けHDDは最も手軽に使えてデータを手元に置いて置けるメリットがあるが、その反面寿命があるのも事実なので、購入する際には2ドライブのものを選ぶと自動的にバックアップをとってくれ、仮に片方が壊れてもデータを守ることができる。
クラウドストレージはオンラインストレージとも言われており、インターネットを介して外部のサーバーに保存しておく方法である。
このメリットは自社のサーバーやパソコンが故障しても影響を受けず、データが消えたり紛失する心配がないことだ。
業務で使うとなるとさすがに無料版と言うわけにはいかない。有料版は料金によって容量が異なってくるが、必要に応じてプランを決めると良いだろう。
電子化するメリット・デメリット
現在では設計の多くがCADによっておこなわれているが、すべてというわけではなく手書きでアイディアをまとめたりパース図を書く機会は少なくない。
当然ながら、これらは貴重な財産になるため大切に保存しておく必要がある。
そんな時、デジタル情報で電子データ化しておけば劣化の心配もなく、長期間保存できるといった大きなメリットがある。
当然ながら保管場所はパソコンやHDD、あるいはサーバーなどになるので広い保管場所を探す心配もなくなるのだ。
図面は必要な時にすぐに取り出すことができ、コピーするよりきれいである。
他の部署や関係者と共有するのも簡単で、データとして送信したり納品までできてしまう。そのため、ムダに印刷せずに済むのもありがたい。
管理もとても楽で、どんな図面が保存されているかといった棚卸も容易になる。
ではデメリットがないかと言えば残念ながらそうではない。
一つの大きなデータとして扱うことになるため、記録媒体の不具合や取り扱いミスですべてが消えてしまうことがある。
ただし、きちんとバックアップをとっていれば心配はいらないだろう。
また、すでにCADによって設計をしているのであれば、印刷用のプロッタはあると思うが、追加で大型のプリンターが必要になったり、外部に依頼することもあるかもしれない。
これらを考えてもメリットの方がデメリットを上回っているのは確かで、今後はますます電子データ化が進むのではないだろうか。
不要な図面の正しい処分方法
設計図面は印刷したら正しく管理しないと、大切な情報が外部に漏れる危険性がある。
紙図面は電子データと違って一発消去できないので、不要になってもいい加減な扱いをしないで確実に処分をおこなう。
処分は大きく分けて次の3通りの方法でおこなわれている。
- シュレッダー
- 溶解処理
- 焼却処分
シュレッダーはもっとも手軽におこなえて、目視で処理状態をチェックしやすいという長所がある。
その反面、処理時の音が大きかったり、量が多くなると時間もかかる。それに細断方法によっては復元できてしまうのが短所で、コストも他の方法より高くなる。
溶解処理は紙図面を溶かしてしまうため復元が不可能な方法であり、シュレッダーと違ってステープラーの針など金属が残っていても処理が可能である。
溶解された図面は紙として再利用できるのも環境に優しいと言えるだろう。
しかしそれなりの設備が必要になるため自社でおこなうことは難しく、外部の業者に委託することになる。
そのため処理時の管理がしっかりとできていないと情報漏れの原因になるので、業者の選択は慎重におこなわなければならない。
焼却処分は図面の量が多くても確実に処分が可能であるが、焼却によるCO2やダイオキシンの発生が問題視されている。
定期的に見直しと更新をする
いくら電子データ化しても、年月が経てば情報量が多くなり管理も大変になってしまう。
そこで定期的にデータの内容を見直して更新する必要がある。
保存しておく必要があるかないかを判断して、不要なものはサーバーやHDDから削除することも検討しよう。ただし一度消してしまうと再現できなくなるので慎重におこなうこと。
それに伴ってデータリストもアップデートをおこない最新の状態にしておこう。これによって必要とする図面の検索も楽にできるようになる。
もし怠ると容量がいっぱいになる危険性があるばかりでなく、膨大な量の図面を管理しきれなくなる可能性もあるのだ。
可能ならば、できるだけ多くの図面を保存しておきたいところだが、現実にはそうはいかないのでしっかりとコントロールしていこう。