あなたも請求書をもらったり発行した経験をお持ちではないだろうか。
情報や権利、サービス、そして物品といったものを購入した際に、代金の支払いを求めるために使われている。
その請求書だが、お金が支払われたからといって簡単に捨てられないので注意が必要である。
今回は請求書を保存しておく理由から保管方法や注意点までをご紹介していくので参考にしていただきたい。
請求書の保管が必要な理由とは？
保管が必要になる書類はたくさんあるが、請求書もその一つである。
ではどうして保管が必要になるのだろうか？
それは何かを売買した際に、お金を払ってくださいと請求したことを記した証しになるからである。
請求書が発行されることで取引をした事実が残り、代金の回収がスムーズになるので、トラブル防止の効果もあるというわけだ。
しかし、もし請求書がなかったとしたら、取引があったかどうかの確認さえもできなくなってしまう。
その結果、金銭面でのトラブルが発生する可能性が出てくる。
また、税金（仕入れ税）を控除してもらう際にも必要となるので、必ず保管しておく必要がある。
うっかり処分してしまうと控除が受けられなくなり、その分だけ多くの税金を払わなければならなくなる。
請求書があることによって安心して取引ができるだけでなく、税金の控除というお金の節約につながるのだ。
請求書は保存期間が決められている
請求書は証憑（しょうひょう）と呼ばれる取引を証明する大切な資料だ。
それだけに簡単に捨てられないことは、すでにお伝えした通りである。
また法律によって保存しておく期間が定められているので、取り扱いには十分に注意したいところだ。
ただし個人事業主と法人では保存期間に差があるため、きちんと理解しておく必要がある。
- 個人事業主 ： 5年
- 法人 ： 7年
まず個人事業主の場合だが5年間保存するよう決められている。
これは青色申告であっても白色申告であっても同じなので、間違いのないようにしていただきたい。
保存期間は、請求書が発行された年の申告期限日の翌日から5年間になり、発行日からではないので注意しよう。
また帳簿については7年と定められているので、それに合わせて請求書も7年間は保管しておくことをおすすめする。
一方の法人の場合には7年とされており、規模の大小はまったく関係なく、すべての会社が同じ期間である。
保存は発行日からではなく、申告期限日の翌日からとなるので間違えないようにしたい。
ただし、欠損金の生じる事業年度においては、保存期間が10年間と定められている。
状況に適した保存方法を選ぼう
原本（紙）
基本とも言えるのが原本（紙）の状態で保存しておくことはないだろうか。
特別に手を加える必要がなく、そのままファイリングしておくだけなので最もシンプルな方法である。
請求書が送られてきたら、まず見積書や納品書と照らし合わせて、間違いがないことを確認することが必要だ。
そして支払い状態をチェックしながら分類して保管すれば、問題を起こさずに済む。
ただ、取引の量が多くなると枚数も増えるので、それを全部まとめておくなると大変になる場合もあるだろう。
そんな時には別の方法として、電子データ化したり記録メディアに保存しておく方法もある。
電子データ
請求書が多い時には電子データとして保存することでコンパクトにできる。
e-文書法や電子帳簿保存法の改正により、今まで原本（紙）でなければならなかったのがスキャンして保存が可能になったのである。
これによって保管スペースを必要としていた請求書などの法定保存文書もかさばらずに保管できるというメリットが生まれた。
そうはいってもスキャンできていれば何でも良いというものではなく、いくつかの条件を満たす必要がある。
まずは内容がはっきりとわかる状態のものでなければならない。つまりパソコン等で見た時に、文字や数字がはっきりと確認できる画質が求められる。
そして電子データが本物であることを証明する”電子署名が必要になる。
電子署名を付けることで誰が作成したかを確認でき、内容が変更されていないことが証明されるのである。
またタイムスタンプによって、いつ作成されたものかが分かるため、改ざんされていないデータと判断できる仕組みになっている。
マイクロフィルム
コンピュータによってマイクロフィルムに出力して保存される方法もある。
COMと呼ばれる電子計算機出力マイクロフィルム（写真フィルム）は、耐久性があるのが特長だ。
最初からコンピュータで作成された請求書であれば、COMによる保管が認められており活用も容易になる。
そうでない場合でも、法定保存期間の最後の2年間はマイクロフィルムにして保存が可能である。
これによって、法人においては6年目以降の利用が可能というわけだ。
ただし、プリントしたり閲覧するにはマイクロフィルムリーダープリンターやマイクロフィルムリーダーがないといけない。
請求書を保管する際の分類方法
請求書のまとめ方は取引の規模によっても大きく異なってくる。
その規模も同じ状況が続くとは限らず、拡大することも考えられる。そのためどのように分類するかは、今後のことも考えて決めるのが良いだろう。
取引先別
取引先が多い場合に向いている方法と言える。
取引先毎に分類することで、それぞれの金額について理解しやすくなるといったメリットがある。
さらに各取引先における現状がどうなっているかも把握しやすい。
しかし、きっちりと分類しておく必要があるので、その分は作業に時間がとられてしまうのも事実である。
取引月別
月ごとに一括でまとめておくので、取引先が比較的少ない場合には管理がしやすい方法である。
取引先毎の分類と違って手間もかからず、毎月の請求やお金の状態が良くわかるのがメリットと言える。
ただ、すべてがひとくくりになっているので、数が増えてくると”あの会社のあの商品の請求書”といった探し方は時間が掛かってしまう。
保管する上で注意したい点とは？
保管する上で重要になるのが”安全”ではないだろうか？
いい加減な管理をしていると、大切な情報が抜き取られたり改ざんされる可能性もゼロではないので注意していただきたい。
それ以上に紛失して再発行となると取引先に迷惑を掛けるばかりでなく、信用も失うことになりかねない。
一度失った信用を回復するには時間とエネルギーが必要な上にとても大変になる。
そうならないように、きちんと施錠ができる保管場所と、コンピュータやデータのセキュリティーを確保しておくのが望ましい。
請求書を間違いが起こらないように保管するには、日頃から注意しながら管理することが大切である。
そして”やりやすい方法”でまとめておくことがミスを減らすポイントになるので心がけていただきたい。