あなたは給与明細をどうされているだろうか？
すべて保管している、すぐに捨ててしまう、あるいはある一定の期間だけ残しておくなど個人差があるはずだ。
しかし正しい保管や処分をしておかないと、後で困る場合もあるので注意したい。
そうならないように今回は給与明細の取り扱いについて見ていきたい。
給与明細を捨ててはいけない理由
もしあなたが給与明細を”すぐに捨てる”というタイプあれば、すぐにでも改めていただきたい。
それは捨ててはいけない理由があるからだ。
その一つが年金保険料の支払いの確認に必要になったりするためである。
会社員であれば厚生年金に加入しているが、未納の連絡が来たりすると支払っている証明が必要になり、この時に給与明細が役に立つというわけだ。
例え1ヶ月でも未納になっていれば、減額される可能性が出てくる。そうならないためにも、きちんと保管しておかなくてはいけない。
また、転職した場合に再就職先から提出を求められることがあるが、これは同時にあなたが実際に勤務していた証しにもなる。
履歴書通りに勤務していたかチェックされることもあり得るのだ。
もし提出できないと、最悪の場合には採用取り消しといった事態も考えられる。
その他にも年収がいくらあったかを確認したり、副業をしていて確定申告で必要になることもあるので、すぐに処分してないように気を付けたい。
住宅ローンを利用する際には、給与明細だけでなく賞与明細も一緒に提出しなければいけない時もあるので要注意である。
このように様々な場面で必要になってくるが、処分してしまうと簡単に再発行してもらえないといったことが起こる。
それは会社側に再発行の義務がないことの他にも、事情によっては嫌がるケースも少なくない。
うっかり捨ててしまったでは済まない場合もあるので、大切に扱わなくてはいけないことを忘れないようにしよう。
保管すべき期間は決まっている？
給与明細はどれくらいの期間、保管しなければいけないのだろうか？
保管期間については法律で義務付けられているわけではない。したがってもらってからすぐに捨ててしまっても罰せられる心配はない。
しかし、支払う側（会社）には3年の給与台帳の保管義務がある。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない
引用元：https://elaws.egov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=322AC0000000049#520
したがって3年前までの書類は残されているので、万が一の場合でも給与明細の再発行は可能と言える。
だからといってすぐに捨ててはいけないのは、すでにお伝えした通りだ。
ではいつまで保管しておけば良いのか気になるところだが、最低2年は残しておくようにしたい。
できれば5年分は残しておきたいところだ。
その理由はもし残業代の未払いがあった場合に請求できるのが2年まで、退職金が未払いの場合には5年までとなっているからである。
もしもの時のことを考えると、この期間は給与明細を捨てずにとっておく必要がある。
また、すでにお伝えしたが確定申告や住宅ローンでも、過去の給与明細が求められることもあるので、何らかの予定がある場合には注意したい。
どのように管理するのが良いか？
長期間に渡って給与明細を保管しておくのは、大変に思えたりするかもしれない。
そうかといって捨てるわけにはいかないので、便利な保管方法をご紹介しよう。
最も簡単にできるのは”クリアファイル”を使う方法で、古いものから順に整理すると良いだろう。
一目見て、いつのものか分かるようにしておくのがポイントである。
そのためには、ファイルの中身や年月といった情報をラベル表示するのが効果的だ。
クリアファイルならば5年分すべてを保管しておくと考えても、賞与を含めて70枚もあれば足りてしまう。
バインダー式のものを使えば簡単に増やせるので1冊で済み、その他の源泉徴収票や通知などの保管にも応用できる。
もちろん1年毎に分けてもOKなので、管理しやすい方法を選べば良いだろう。
もし、引き出しの中でごちゃごちゃになっているのであれば、今からでも遅くはないので整理して収納することをおすすめしたい。
その他にも、フォルダーやチャック付きの袋でも保管できるが、見出しを付けるなどして簡単に探せるようにしておこう。
そして処分する前には写真を撮ったり、スキャンしてデータとして残すようにしておくと完璧である。
こうしておけば何かあった場合でも、いつでも確認ができるので安心だ。
給与明細書はたった一枚の紙切れではなく、多くの情報が詰まった書類と同じである。
その重要さを再認識して、大切に保管していただきたい。