あなたは書類の収納をどうされているだろうか？
スッキリと片付いているのであれば問題ないだろうが、もしそうでなかったらこの機会に見直すことをおすすめしたい。
見直すと言っても大げさな内容ではなく、ポイントさえ押さえておけば簡単にできることばかりである。
そこで今回は書類を上手に収納するコツと、そのために必要な整理整頓について見ていきたい。
不要な書類は処分することも必要
書類と聞くと”すべてが重要なもの”というイメージを持っているかもしれないが、必ずしもそうではない。
中には処分してもかまわない書類があることを認識しておこう。
ではどんな場合に処分が可能かというと、法律に定められた保管期間を過ぎたら対象となるのでチェックすることだ。
会社関係の書類の保管期間については大切な書類の正しい保管方法とは？トランクルームの利用と注意ポイントでご紹介しているので参考にしてほしい。
この期間を過ぎたら保管義務がなくなるため、不要なものは処分することを検討したい。
そうしないと増える一方で収納が困難になってしまうからだ。
家庭の場合には少し違ってくるが、おおよそ次のようなものがあげられる。
- 保険、売買、貸借の契約書
- 領収書や明細書、請求書
- 保証書や取り扱い説明書
- 学校、病院関係の書類
- 販売促進の案内書
これらの中で捨てて良いものを選ばなくてはならないがやり方は簡単である。まずは今継続していたり今後使うようになるものはとっておこう。
例えば保険、売買、貸借の契約書といったものは継続している限り捨ててはならない。解約したり契約期間が過ぎてから処分する。
保証書や取り扱い説明書はすでに使っていないものであれば捨ててしまおう。
学校、病院関係の書類も卒業していたり、治療を終えて完治していたら処分を考えても良いだろう。
販売促進の案内書（ダイレクトメールなど）は、買う気がなければ保管しておいても邪魔になるだけなので廃棄する。
処分の方法としては、シュレッダーにかける、業者に依頼して溶解処理するなどがあげられるが、安易にゴミ箱に捨てるのはおすすめできない。
特に社外秘の文書などの機密文書と言われるものは、気を付けないと大切な情報が外部に漏れることになるので要注意だ。
また、外部に処分を依頼する時は信頼のおける業者であるか、きちんとチェックしてからが良いだろう。
書類は次から次へと作成され保存されていくため、注意しないと大量に保管するはめになるので、定期的に見直して増やさないように心がけたい。
書類を収納する際の3つのポイント
分類をおこなう
書類を収納する際に最初にしておかなくてはならないのが、きちんと分類しておくことである。
これができていないと、すべての書類が一緒くたになってしまい、管理していくのが困難になる。
これができていないケースは多く、量が増えれば増えるほど大変になってしまう。
収納の際にはまず大きな項目で分類しておく。つまり領収書、請求書、契約書といったように種類ごとに分けておこう。
その上で、誰宛て（あるいは誰から）のものなのか、そして時系列に整理しておけば管理もしやすい。
これは会社でも家庭でも基本的に同じであり、最もスタンダードな分類方法と言える。
ただ、あまり細か過ぎると手間が掛かって大変になってしまうので気を付けよう。余程大量にない限り、2段階～3段階で十分である。
収納していく中で、量が少なければ1段階、少し多ければ2段階、大量にある場合には3段階といったように、必要に応じて細かく分類していけば良いだろう。
現状がどうなっているか、そして今後はどうなるかを考えて、わかりやすく収納するように心がけたい。
表示をしておく
分類が終わったら、それぞれに何が入っているか表示しておこう。
これを忘れてしまうと、どこに何が収納されているのか分からなくなってしまうため、必ずおこなうようにしたい。
一目見て必要な書類を取り出せるようにすることが大切になってくる。
それには見つけやすいように表紙に表示したり、見出し（ラベル）を付けておくのがポイントになる。
その際に気を付けたいのは、何のファイル（フォルダー）であるか、そしていつのものであるかといった点だ。
例えば「領収書＋客先名＋日付」といった感じで表示しておくと分かりやすい。
また、多くの書類を収納できるボックスや厚いファイルの場合には、必要に応じで保管すべき期間や担当者などの細かな情報も書いておくと便利である。
見出しの付け方は誰でも分る表現が理想なので、自分しか分からない略語や記号は使わないようにする。
置き場所を決める
書類を収納しておくには整理整頓が必要なことはお伝えした通りである。
そのための方法の一つとして、保管場所は固定しておくようにする。
こうすることで常に同じ場所にあるため、誰もが出し入れしやすく、ぐちゃぐちゃになることが少ない。
実施に当たっては、それぞれの保存場所や順序を表示しておくと効果的である。
ここに何を置くべきか分かっていれば、書類の整理や見直しをした際にも元に戻しやすいメリットがある。
置き方のコツとして常に使うものは手前に、そして滅多に使わないも奥に入れるようすると良いだろう。
日頃から良く使ったりするするものと、1ヶ月に一回程度のもの、あるいはほとんど使わないものといった具合に1年単位で考えてみよう。
そうすれば使いやすさも向上するので試してみていただきたい。
限られたスペースに収納するには、入れる順番を決めておくことも大切になる。
書類は定期的に見直すことが必要
保管してある書類は定期的な見直しをするようにしたい。
そうしないと必要のないものまでとっておかなければいけなくなるからだ。
見直しは1年に一回は必ずおこなうようにする。実施するタイミングとしては年度末が良い区切りと言えるだろう。
この時に、保菅義務のないものや不要なものを処分すれば、管理もしやすいはずである。
書類は毎日のように増えていくものであるため、時期を区切って整理することは絶対に欠かすことができない。
もし怠っていると、どんどん増え続けてしまいには収納しきれなくなり、何が何だか分からないといった事になる。
こうなっては片付けるのも大変であり、大切な書類を誤って処分する可能性もないとは言えない。
書類は確かに大切ではあるが、いつまでも保管しておけば良いものではない。
きちんとした分類と管理が必要であることを忘れないようにしたいものである。